5 dicas para organizar seus arquivos digitais

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Desde o surgimento do computador e da internet, passamos boa parte de nosso tempo online, armazenando uma infinidade de informações e arquivos que acessamos todos os dias em ambientes digitais. Depois da explosão das redes sociais, jogos, arquivos digitais, mídias digitais, ficou bem fácil perder o controle e ficar com a “vida virtual” desorganizada. Basta guardar aquele arquivo super importante num pen drive esquecido no fundo da gaveta para perder tempo procurando ou até mesmo solicitando o reenvio. Conversamos com Gabriela Brasil, especialista em Organização Residencial e Empresarial e pioneira no segmento de Organização Digital,  sobre 5 dicas para organizar seus arquivos digitais e evitar apuros.

1. Organize suas informações online

Atualize seus perfis nas redes sociais, principalmente aqueles que possuem informações de trabalho. Hoje em dia, as empresas pesquisam bastante o histórico de seus funcionários através dessas redes.
Verifique como estão as configurações de segurança e privacidade no Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn.
Mantenha uma lista de cadastros que você já fez e que tipo de conteúdo existe em cada rede. O 1 Password é um bom aplicativo que pode te ajudar a organizar e gerenciar suas senhas. Dá uma olhada em como ele funciona:

2. Mantenha seu computador organizado

– Organize seu computador em áreas, pastas e subpastas de acordo com as suas áreas de atuação e projetos. Fuja de pastas no estilo “Miscelânea”. Esse tipo de pasta só serve para depósito de toda tralha virtual. Raramente há uma classificação do que está por ali. Opte por classificar suas pastas por assuntos ou contextos.
– Organize suas fotos por eventos e opte pela temporalidade. Por exemplo, o nome da pasta com as fotos da viagem pra San Francisco, pode ser San 2015_San Francisco. Assim quando você for buscar por 2015 vai aparecer tudo relacionado aquele ano.
– Identifique todos os arquivos corretamente. Evite usar letras maiúsculas ou acentos e opte por _ em vez do espaço. Hoje em dia os sistemas de busca dos computadores são muito eficientes, por isso é tão importante renomear corretamente o arquivo. Isso facilita a localização dele através do sistema de busca e te economiza tempo na busca.
– Mantenha o seu desktop organizado, com pastas de projetos ativos e com o que mais for essencial. A área de trabalho é a primeira coisa que enxergamos ao abrir o computador, ela deve estar limpa e preparada para o trabalho.
– Processe a pasta de download de arquivos pelo menos uma vez ao dia. Crie o hábito de renomear e arquivar com as informações necessárias para localização fácil e rápida.

3. Faça backup e mantenha a sincronização com dispositivos móveis ativa

– Faça backups dos seus arquivos com regularidade. Passe as informações para um HD externo, jogue na nuvem, mande informações para o Evernote, um app incrível que pode te ajudar a manter em ordem tarefas que vão desde o planejamento de atividades a organização de cartões de visita.

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– Use o app do Dropbox para desktop, uma ferramenta de armazenamento em nuvem, para que você possa acessar facilmente seus arquivos utilizando dispositivos móveis.

– Uma boa alternativa para arquivos de trabalho que sofrem mudanças constantes é o Google Docs, um programa para arquivos de textos, planilhas e apresentações em um escritório virtual. Ele permite edição, armazenamento e compartilhamento online.

4. Reúna suas redes sociais para visualização

– Estipule momentos do seu dia para acessar essas redes. Várias pessoas conseguem trabalhar e render bem com o Facebook aberto, mas a maioria tende a passar muito tempo navegando nos posts dos amigos e perde minutos preciosos de trabalho ou de estudo.
Dica: O TweetDeck é um aplicativo que reúne Twitter, Facebook, Linkedin, Google Buzz, Foursquare e MySpace. Há versões para Windows, Mac OS X e Linux e também está disponível para Android e iPhone. Uma forma de acessar de uma vez só todas as suas redes.

5. Organize seu email

– O segredo para manter o email organizado é manter a caixa de entrada de dieta. O hábito de esvaziar a caixa todos os dias vai dar um trabalho no início, mas o costume vai ser fácil de manter depois. Organizando você evita perder tempo olhando o mesmo email várias vezes e pensando o que fazer a respeito, evita ficar minutos procurando emails passados, começa a responder emails importantes em períodos curtos, etc.
– Acesse e responda seus emails pelo menos uma vez ao dia. Use marcadores para sinalizar ações para cada email, como por exemplo: próxima ação, aguardando retorno, suporte de projetos, responder com calma.
– Arquive emails importantes em cadernos no Evernote para consulta posterior.

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Gabriela Brasil é graduada em Cinema e Mídias Digitais pelo Instituto de Ensino Superior de Brasília. Atua na organização de ambientes digitais, além de prestar consultorias e cursos para organização pessoal e empresarial. Especializada em Organização Residencial e Office pela OZ, de São Paulo, ela também é certificada em Administração do Tempo pela FGV, do Rio de Janeiro. Também é parceira da empresa Oz Organize sua Vida, a frente do Curso de Organização Digital para formação de profissionais de organização. Atualmente é profissional membro da NAPO – National Association of Professional Organizers (EUA). Mora em Palo Alto, na Califórnia, de onde atende seus clientes no Brasil via web.

Marcia Rocha

Márcia Rocha é consultora especializada em moda masculina, produtora e apaixonada por modas de homens e modos de mulher. É editor-in-chief do Mistermag, vive atrás de novidades, adora musica, livros, gatos e pistas de dança, não necessariamente nessa ordem.

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